Personeelszaken
Wie personeel in dienst heeft, moet een hele reeks formaliteiten vervullen en is verplicht om bepaalde sociale documenten bij te houden. Hiermee kan worden nagegaan:
- of de werknemers wel degelijk aangegeven zijn;
- of de arbeidsreglementering correct wordt nageleefd, voornamelijk voor wat de sociale bescherming van de werknemers betreft.
De werkgever of zijn sociaal secretariaat moet deze documenten bijhouden en bewaren.
Meer informatie over de aanwerving van personeel vindt u op de website van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie.
Verplichte documenten
De zo goed als algemene invoering van de onmiddellijke aangifte van tewerkstelling (Dimona) , heeft bepaalde verplichtingen aanzienlijk vereenvoudigd of zelfs afgeschaft. Dit is het geval voor het personeelsregister en het aanwezigheidsregister.
Buiten de Dimona-aangifte worden de werkgevers nog andere verplichtingen opgelegd. Het betreft meer bepaald de individuele overzichten van prestaties en verloning (individuele rekening en loonafrekening), het arbeidsreglement of ook nog het werkloosheidscertificaat (het formulier C4).
Meer informatie over de sociale documenten vindt u op de site van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.
Alle informatie over het verkrijgen, bijhouden en invullen van deze documenten vindt u bij de volgende diensten:
Sociaal secretariaat
Sociale secretariaten kunnen werkgevers bij allerhande zaken helpen. De aansluiting bij een sociaal secretariaat is niet verplicht. Indien u dit toch doet dan moet u weten dat de erkende sociale secretariaten erkend en gecontroleerd worden door de overheid. Een erkend sociaal secretariaat moet heel strikte wettelijke voorwaarden naleven en is onder meer de gemachtigde van de werkgever bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Concreet voert het verschillende taken uit, waaronder:
- verwerking van de gegevens met betrekking tot de lonen en de premies alsook de berekening ervan
- de inschrijving bij een kinderbijslagfonds en een jaarlijkse vakantiekas
- de aangiften bij de belastingen voor de bedrijfsvoorheffing en de driemaandelijkse aangiften en betalingen aan de RSZ
- de opstelling van arbeidscontracten, het personeelsregister, verschillende sociale documenten (loonfiche, individuele rekening, vakantieattest …)
U kunt de lijst van sociale secretariaten raadplegen op de website van de FOD Sociale Zekerheid