Ihr Unternehmen gründen

1. Vorbereitung Ihres Projekts 

Bevor Sie Ihr Unternehmen gründen können, müssen Sie prüfen, welche Verpflichtungen mit Ihrem Vorhaben verbunden sind. Beachten Sie bitte unbedingt die folgenden Empfehlungen; diese unterscheiden sich je nach gewählter Rechtsform:

Die verschiedenen Rechtsformen von Unternehmen vergleichen

Es stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung, um Ihre Tätigkeit in Belgien auszuüben.  Das Einzelunternehmen, die Gesellschaft, der Verein oder die Stiftung haben jeweils Vor- und Nachteile, beispielsweise hinsichtlich der finanziellen Einlage oder des Steuerwesens. Nehmen Sie sich die Zeit darüber nachzudenken, welche Form für Ihr Projekt am besten geeignet ist.

Prüfen Sie, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen

In Belgien müssen Sie sowohl grundlegende Voraussetzungen erfüllen als auch spezifische, mit Ihrer Tätigkeit verbundene Bedingungen, wie beispielsweise Zugangsvoraussetzungen oder besondere Genehmigungen. 

Erstellen Sie Ihren Businessplan

Das Ziel Ihres Businessplans ist es, Ihre Partner von der Seriosität Ihres Projektes, seiner Rentabilität und seiner Tragfähigkeit zu überzeugen (Kreditantrag usw.). 

Wenn Sie eine AG, eine GmbH oder eine eG gründen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, einen von den Gründern unterzeichneten Finanzplan zu erstellen. Aus dieser Darstellung muss hervorgehen, dass Ihr Unternehmen über ausreichende Mittel verfügt, um seine Geschäftstätigkeit aufzunehmen und mindestens zwei Jahre lang aufrechtzuerhalten. Dieser Businessplan wird anschließend bei einem Notar hinterlegt.

Den Namen Ihres Unternehmens wählen 

Die Wahl des Namens ist entscheidend, um Kunden anzusprechen und sich von der Konkurrenz abzuheben. Bei einem Unternehmen muss man unterscheiden zwischen:

• dem Firmennamen (obligatorisch): die Bezeichnung Ihres Unternehmens, unter der es Ihren Kunden bekannt ist
• die Firmenbezeichnung (obligatorisch): die offizielle Bezeichnung Ihres Unternehmens, wie sie in der Satzung der Gesellschaft festgehalten und im Anhang des Belgischen Staatsblatts veröffentlicht ist. Diese Bezeichnung muss zusammen mit der Rechtsform Ihres Unternehmens auf allen Ihren geschäftlichen Dokumenten (Rechnungen, Kostenvoranschläge usw.) angegeben sein
• die Marke (optional): das Erkennungszeichen, mit dem Ihre Kunden Ihre Produkte oder Dienstleistungen von denen der Konkurrenz unterscheiden können

Derselbe Name kann als Handelsname, Firmenname und als Marke verwendet werden. Die Wahl dieser verschiedenen Namen hängt von Ihrer Strategie ab.

Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass der Name noch nicht vergeben ist und nicht dem Namen eines anderen Unternehmens ähnelt. Im Falle einer Verwechslungsgefahr oder eines unlauteren Wettbewerbs laufen Sie Gefahr, Schadenersatz zahlen zu müssen. Sie können überprüfen, welche Ihrer gewünschten Namen verfügbar sind, indem Sie eine Suche in der Zentralen Datenbank der Unternehmen oder beim Benelux-Amt für geistiges Eigentum(fr) (BOIP) durchführen. Auch Ihr Notar kann Ihnen bei diesem Vorgang behilflich sein.

Um Ihre Marke zu schützen, müssen Sie sie nach einem bestimmten Verfahren eintragen lassen. Das BOIP kann Ihnen alle für die Eintragung erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen.

Schützen Sie Ihren Hauptwohnsitz 

Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer können bei der Ausübung ihrer selbständigen Tätigkeit als Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer den Schutz des Hauptwohnsitzes vor geschäftlichen Verbindlichkeiten in Anspruch nehmen. Sie müssen eine notarielle Urkunde erstellen, in der Sie eine Erklärung zur Unpfändbarkeit abgeben.

Ein Bankkonto eröffnen

Sie müssen vor der Abfassung des Gesellschaftsvertrags ein Bankkonto im Namen Ihrer Gesellschaft eröffnen.

Da die Kapitalanforderungen von der von Ihnen gewählten Gesellschaftsform abhängen, kann eine Bankbescheinigung verlangt werden.

• Für eine AG müssen Sie über das gesetzlich vorgeschriebene Mindestkapital verfügen
• Für eine GmbH oder eine eG müssen Sie über ausreichendes Startkapital verfügen
• Bei der OHG oder der KG : Die eingebrachten Vermögenswerte bilden das Gesellschaftsvermögen

2. Gründung Ihrer juristischen Person

Die Satzung verfassen

Die Satzung enthält die Regeln für die Funktionsweise Ihres Unternehmens. Dazu gehören:

• die Identität der Gründer
• der Name und Geschäftszweck des Unternehmens
• die Geschäftsordnung für Hauptversammlungen
• die Bestellung der Verwaltungsratsmitglieder und der mit der Geschäftsführung betrauten Personen
• weitere innerhalb des Unternehmens geltende Vereinbarungen

Die Gründungsurkunde verfassen

Die Gründungsurkunde ist das Dokument, mit dem die Gründung Ihres Unternehmens offiziell besiegelt wird. Sie enthält die Satzung und alle Merkmale des Unternehmens: Name, Sitz, Zweck, gegebenenfalls das Kapital sowie die Betriebsvorschriften.

Die Gründungsurkunde eintragen lassen 

Die Gründungsurkunde muss innerhalb von 30 Tagen nach ihrer Unterzeichnung bei der Geschäftsstelle des zuständigen Unternehmensgerichts hinterlegt werden.

3. Eintragung Ihres Unternehmens in der Zentralen Datenbank der Unternehmen

Nun müssen Sie sich an einen zugelassenen Unternehmensschalter wenden, um Ihre Eintragung bei der ZDU abzuschließen, Ihre Tätigkeiten auszuwählen und Ihre Niederlassungseinheiten anzumelden. Diese Schalter helfen Ihnen bei der Erledigung verschiedener vorgeschriebener Formalitäten, bieten an, bestimmte Formalitäten für Sie zu erledigen, und können Ihnen zusätzliche Dienstleistungen anbieten.

Die Preise für einige dieser Dienstleistungen werden von den Schaltern frei festgelegt.

Nach dieser Registrierung wird Ihre e-box Enterprise automatisch aktiviert. Die e-Box Enterprise ist ein sicherer elektronischer Briefkasten, in dem die gesamte offizielle Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zentral gebündelt wird. Über die e-Box Enterprise erhalten Sie Dokumente (PDF) und Mitteilungen von Einrichtungen wie der Sozialversicherung, aber auch von belgischen Behörden auf allen Ebenen.

4. Die wirtschaftlichen Eigentümer registrieren 

Das UBO-Register (Ultimate Beneficial Owners) ist ein Register, in dem alle wirtschaftlichen Eigentümer einer Gesellschaft, eines Trusts, eines gemeinnützigen Vereins oder einer anderen rechtlichen Einheit erfasst sind. Bei diesen Personen handelt es sich um die gesetzlichen Vertreter, die die Gesellschaft, den gemeinnützigen Verein oder die rechtliche Einheit kontrollieren oder besitzen.
Ihr Unternehmen hat ab dem Datum der Gründung 30 Tage Zeit, sich beim FÖD Finanzen registrieren zu lassen.

5. Beantragung Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

Wenn Ihr Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, muss Ihre Unternehmensnummer vor Aufnahme Ihrer Tätigkeit beim FÖD Finanzen als Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aktiviert werden.

Woher wissen Sie, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind?

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig und eigenständig, gewinnorientiert oder gemeinnützig, haupt- oder nebenberuflich Waren oder Dienstleistungen liefert, Einfuhren tätigt oder innergemeinschaftliche Erwerbe im Sinne des belgischen Mehrwertsteuergesetzes vornimmt, müssen Sie sich beim FÖD Finanzen für die Mehrwertsteuer registrieren lassen.

Wenn die Tätigkeiten Ihres Unternehmens von der Mehrwertsteuer befreit sind, wie beispielsweise soziokulturelle Aktivitäten, Finanztransaktionen oder medizinische Tätigkeiten zu therapeutischen Zwecken, müssen Sie grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen und haben auch keinen Anspruch auf den Vorsteuerabzug. 

Wie aktivieren Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Sie können Ihre Nummer wie folgt aktivieren:  

• online über ein Formular, das auf der Website des FÖD Finanzen verfügbar ist
• bei einem zugelassenen Unternehmensschalter (kostenpflichtig) 
• über einen Wirtschaftsprüfer (kostenpflichtig)

6. Beitritt zu einer Sozialversicherungskasse

Jeder Selbstständige, jeder Geschäftsführer (mit Ausnahme eines nicht vergüteten Mandats), jeder aktive Gesellschafter, jede Gesellschaft usw., der bzw. die keinen Arbeitsvertrag hat, muss sich bei einer Sozialversicherungskasse anmelden.

Dies gewährleistet bestimmte Rechte und Pflichten im Bereich der sozialen Sicherheit, wie beispielsweise Kindergeld, Krankengeld und Invaliditätsleistungen, Mutterschaftsgeld, Rente und Insolvenzversicherung.

Hier finden Sie alle Informationen zu den verschiedenen Sozialversicherungskassen in Belgien, zum besten Zeitpunkt für den Beitritt sowie zu den Einzelheiten der Beitragszahlung.

Beachten Sie, dass Sie als Selbstständiger verpflichtet sind, einer Zusatzkrankenkasse beizutreten, wenn Sie sich bei einer Sozialversicherungskasse anmelden.
Der Beitritt zu einer Sozialversicherungskasse und einer Zusatzkrankenkasse kann getrennt erfolgen. Auch die zugelassenen Unternehmensschalter bieten diese Dienstleistungen gegen eine Gebühr an.

7. Registrierung als Arbeitgeber (optional) 

Um Personal einzustellen, müssen Sie sich beim Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) als Arbeitgeber registrieren lassen.  
Die einzelnen Schritte zur Registrierung: 

• Identifizieren Sie sich als Arbeitgeber über den Online-Dienst WIDE: Sie erhalten dann Ihre LSS-Nummer
• Melden Sie den Diensteintritt Ihres ersten Beschäftigten umgehend über den Online-Dienst DIMONA
• Reichen Sie jedes Quartal über den Online-Dienst DmfA eine Meldung ein, die Angaben zur Arbeit und zum Lohn aller Beschäftigten enthält