Créer votre société

1. Préparer votre projet 

Avant de pouvoir créer votre société, vous devez vérifier quelles sont les obligations liées à votre projet. Veillez bien à suivre les recommandations suivantes, elles sont différentes selon les formes juridiques choisies :   

Comparer les différentes formes juridiques d’entreprises 

Plusieurs options s’offrent à vous pour exercer votre activité en Belgique. L’entreprise individuelle, la société, l’association ou la fondation ont chacune des avantages et des inconvénients comme l’apport financier ou encore le régime fiscal. Prenez le temps de réfléchir à la forme la plus adaptée à votre projet.

Ce choix a un grand impact sur la vie de votre entreprise. N’hésitez pas à contacter un notaire, avocat ou expert-comptable pour obtenir des conseils. 

Vérifier si vous répondez aux conditions

En Belgique, vous devez à la fois répondre à des conditions de base mais aussi à des conditions spécifiques liées à vos activités, comme des conditions d’accès ou des autorisations spécifiques. 

 

Rédiger votre business plan

L’objectif de votre business plan est de convaincre vos partenaires du sérieux de votre projet, de sa rentabilité et de sa viabilité (demande de prêt, …).  

Si vous créez une SA, une SRL ou une SC, vous êtes légalement obligé de rédiger un plan financier signé par les fondateurs. Cette présentation doit démontrer que votre société dispose de suffisamment de moyens pour lancer ses activités et fonctionner pendant au moins deux ans. Ce business plan est ensuite conservé chez un notaire.

 

Choisir le nom de votre société 

Le choix du nom est essentiel pour attirer vos clients et vous démarquer de vos concurrents. Pour une société, il faut distinguer :

• le nom commercial  (obligatoire) : appellation de votre entreprise connue par vos clients
• la dénomination sociale (obligatoire) : appellation officielle de votre entreprise reprise dans les statuts de la société et publiée dans les annexes du Moniteur belge. Cette dénomination, accompagnée de la forme juridique de votre société, doit être présente sur tous vos documents professionnels (facture, devis…)
• la marque (facultatif) :  le signe distinctif que vous utilisez pour que vos clients trouvent vos produits ou services face à ceux de la concurrence

Le même nom peut être utilisé comme nom commercial, dénomination sociale et comme marque. Le choix de ces différents noms dépend de votre stratégie.  

Veillez à choisir un nom qui n’est pas déjà utilisé ou similaire à celui d’une autre entreprise. En cas de confusion ou de concurrence déloyale, vous risquez de devoir payer des dommages et intérêts. Vous pouvez vérifier la disponibilité de vos idées de nom à l’aide d’une recherche dans la Banque Carrefour des entreprises (BCE) ou de l’Office Benelux de la Propriété Intellectuelle (BOIP). Votre notaire peut aussi vous aider avec cette démarche.

Pour protéger votre marque, vous devez l’enregistrer selon une procédure spécifique. Le BOIP peut vous fournir toutes les informations nécessaires pour l’enregistrement.

Protéger votre résidence principale

Les administrateurs et les gérants peuvent bénéficier de la protection de la résidence principale pour les dettes professionnelles dans l’exercice de leur activité indépendante d’administrateur ou gérants. Vous devez rédiger un acte notarié dans lequel vous faites une déclaration d’insaisissabilité.

Ouvrir votre compte bancaire

Vous devez ouvrir un compte en banque au nom de votre société avant la rédaction de l’acte constitutif. 

Dans certains cas, une attestation bancaire peut être exigée, comme les exigences liées au capital dépendent du type de société que vous avez choisi :  

• pour la SA, vous devez disposer du capital minimum légal
• pour la SRL ou la SC, vous devez disposer de capitaux propres de départ suffisants
• pour la SNC ou pour la SComm : les biens apportés constituent le patrimoine de la société

 

2. Créer votre personne morale 

Rédiger les statuts

Les statuts constituent les règles de fonctionnement de votre société. Ils comprennent :
•    l’identité des fondateurs
•    le nom et l'objet de l'entreprise
•    le règlement des assemblées générales
•    la nomination des administrateurs et des personnes chargées de la direction
•    d’autres accords en vigueur au sein de la société

Rédiger l’acte constitutif

L’acte constitutif est le document qui officialise la création de votre société. Il contient les statuts et toutes les caractéristiques de l'entreprise : nom, siège, objet, le cas échéant, le capital ou encore les règles de fonctionnement.

Enregistrer l’acte constitutif 

L’acte constitutif doit être déposé au greffe du tribunal de l’entreprise compétent, dans les 30 jours après la signature de l’acte constitutif.

3. Inscrire votre entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises

A présent, vous devez contacter un guichet d’entreprises agréé pour finaliser votre inscription dans la BCE, sélectionner vos activités et inscrire vos unités d’établissement. Ces guichets vous aident à accomplir plusieurs formalités obligatoires, proposent de remplir certaines formalités à votre place et peuvent vous offrir des services complémentaires.

Les tarifs de certains de ces services sont fixés librement par les guichets.  

Après cette inscription, votre e-box Enterprise sera automatiquement activée. L’e-Box Enterprise est une boîte aux lettres électronique sécurisée, centralisant toutes les communications officielles entre les entreprises et les institutions publiques. Via l'e-Box Enterprise, vous recevez des documents (PDF) et des messages d’institutions telles que la sécurité sociale, mais aussi d’institutions belges à tous les niveaux.

4. Enregistrer les bénéficiaires effectifs

Le registre UBO (Ultimate Beneficial Owners) est un registre dans lequel sont enregistrés tous les bénéficiaires effectifs d’une société, d’une fiducie, d’une asbl ou d’une autre entité juridique. Ces personnes sont les représentants légaux qui contrôlent ou possèdent la société, l’asbl ou l’entité juridique.

Votre société dispose de 30 jours à partir de la date de création pour s'enregistrer auprès du SPF Finances.

5. Demander votre identification à la TVA 

Si votre société est assujettie à la TVA, votre numéro d’entreprise doit être activé en tant qu'identifiant à la TVA auprès du SPF Finances avant le début de votre activité.

Comment savoir si vous êtes assujetti à la TVA ?

Si votre entreprise, de manière régulière et indépendante, à but lucratif ou non, à titre principal ou accessoire, fournit des biens ou des services, effectue des importations ou réalise des acquisitions intracommunautaires telles que visées dans le Code de la TVA belge, vous devez activer votre identification à la TVA auprès du SPF Finances.

Si les activités de votre entreprise sont exonérées de TVA, comme les activités socioculturelles, les transactions financières ou les activités médicales à des fins thérapeutiques, vous ne devez en principe pas activer votre identification à la TVA et vous n’avez pas non plus droit à la déduction de la TVA.

Comment activer votre numéro de TVA ?

Vous pouvez activer votre numéro :

• en ligne via le formulaire disponible sur le site du SPF Finances (gratuit)
• en passant par un guichet d’entreprises agréé (payant) 
• en passant par un expert-comptable (payant)

6. S’affilier à une caisse d’assurances sociales

Chaque indépendant, gérant d'entreprise (à l'exception d'un mandat non rémunéré), associé actif, société, etc., qui n'est pas lié par un contrat de travail, doit s’affilier à une caisse d'assurances sociales.

Cela garantit certains droits et obligations en matière de sécurité sociale tels que les allocations familiales, les indemnités de maladie et d'invalidité, l'assurance maternité, la pension et l'assurance faillite.

Vous trouverez ici toutes les informations concernant les options des caisses d'assurances sociales en Belgique, le meilleur moment pour vous affilier et les détails de la cotisation.

Notez qu’en tant que travailleur indépendant, vous êtes obligé de vous affilier à une mutuelle lorsque vous vous affiliez à une caisse d’assurances sociales. L'affiliation à une caisse d'assurances sociales et à une mutuelle peut être effectuée séparément. 

7. S’enregistrer en tant qu'employeur (facultatif)

Pour engager du personnel, vous devez vous enregistrer comme employeur auprès de l’Office national de sécurité sociale (ONSS). Les étapes à suivre pour vous enregistrer sont : 

• identifiez-vous en tant qu'employeur via le service en ligne WIDE: vous recevrez votre numéro ONSS
• effectuez une déclaration immédiate d’emploi pour votre premier collaborateur via le service en ligne DIMONA
• introduisez chaque trimestre une déclaration via le service en ligne DmfA qui reprend les données de travail et de rémunération de tous vos collaborateurs