Uw vennootschap oprichten

1.    Uw project voorbereiden

Voordat u uw onderneming kan oprichten, moet u nagaan welke verplichtingen op uw project van toepassing zijn. Volg onderstaande aanbevelingen zorgvuldig op. De vereisten verschillen naargelang de gekozen rechtsvorm.

Vergelijk de verschillende rechtsvormen

Er zijn verschillende mogelijkheden om een activiteit in België uit te oefenen. U kan kiezen voor een eenmanszaak, een vennootschap, een vereniging of een stichting. Elke rechtsvorm heeft eigen voor- en nadelen, onder meer op het vlak van de vereiste financiële inbreng en het belastingstelsel. Neem de tijd om na te denken over de rechtsvorm die het best geschikt is voor uw project.

Deze keuze bepaalt veel in het verdere verloop van uw onderneming. Aarzel daarom niet om een notaris, advocaat of boekhouder te raadplegen voor deskundig advies.

Controleer of u aan de voorwaarden voldoet

In België moet u niet alleen voldoen aan basisvoorwaarden, maar ook aan specifieke voorwaarden die van toepassing zijn op uw activiteiten. Afhankelijk van uw sector kunnen bijvoorbeeld toegangsvoorwaarden of bijzondere vergunningen vereist zijn.

 

Stel uw businessplan op

Een businessplan heeft als doel uw potentiële partners te overtuigen dat uw project goed onderbouwd, rendabel en levensvatbaar is (bijv. om een lening te verkrijgen).

Richt u een nv, bv of cv op, dan bent u wettelijk verplicht een financieel plan op te stellen en te laten ondertekenen door de oprichters. Daarin moet worden aangetoond dat de vennootschap over voldoende financiële middelen beschikt om haar activiteiten op te starten en gedurende minstens twee jaar voort te zetten. Dit financieel plan wordt vervolgens bewaard door een notaris.

 

Kies de naam van uw onderneming

De keuze is bepalend om klanten aan te trekken en u te onderscheiden van de concurrentie. Voor een onderneming moet u een onderscheid maken tussen:

• De handelsnaam (verplicht): de naam waaronder uw onderneming bij uw klanten bekendstaat.
• De maatschappelijke naam (verplicht): de officiële bedrijfsnaam die is opgenomen in de statuten van de onderneming en wordt gepubliceerd in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Deze benaming, samen met de rechtsvorm van je onderneming, moet op al je professionele documenten vermeld staan (facturen, offertes etc.).
• Het merk (optioneel): het onderscheidende teken dat u gebruikt, zodat uw klanten uw producten of diensten kunnen onderscheiden van die van de concurrentie. 

Dezelfde naam kan worden gebruikt als handelsnaam, maatschappelijke naam en merk. De keuze voor deze verschillende namen hangt af van uw strategie.

Zorg ervoor dat u een naam kiest die nog niet in gebruik is of niet te veel lijkt op de naam van een andere onderneming. Bij verwarring of oneerlijke concurrentie loopt u het risico een schadevergoeding te moeten betalen. U kan de beschikbaarheid van de namen controleren door een zoekopdracht uit te voeren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) of bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP). Uw notaris kan u ook helpen bij deze procedure.

Om uw merk te beschermen, moet het volgens een specifieke procedure worden geregistreerd. Het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) kan u alle nodige informatie verstrekken voor de registratie.

Bescherm uw hoofdverblijfplaats

Bestuurders en zaakvoerders kunnen genieten van bescherming van hun hoofdverblijfplaats tegen beroepsschulden die voortvloeien uit de uitoefening van hun zelfstandige activiteit als bestuurder of zaakvoerder. U moet hiervoor een notariële akte laten opstellen waarinu een verklaring van onbeslagbaarheid aflegt.

Open uw bankrekening

U moet een bankrekening openen op de naam van uw onderneming voor u een oprichtingsakte opstelt. 
Omdat de kapitaalvereisten afhangen van het type onderneming dat u hebt gekozen, kan een bankattest vereist zijn.

• Voor de naamloze vennootschap (nv) moet u beschikken over het wettelijk vereiste minimumkapitaal.
• Voor de besloten vennootschap (bv) of de coöperatieve vennootschap (cv) moet u beschikken over voldoende eigen startkapitaal.
• Voor de vennootschap onder firma (vof) of de commanditaire vennootschap (commv) vormen de ingebrachte goederen het vermogen van de vennootschap.

 

 

2.    Uw rechtspersoon oprichten 

De statuten opstellen

De statuten vormen de werkingsregels van je onderneming, onder meer: 

• de identiteit van de oprichters
• de naam en het doel van de onderneming
• het reglement voor de algemene vergaderingen
• de benoeming de van bestuurders en personen die belast zijn met het dagelijks bestuur
• andere geldende afspraken binnen de onderneming

De oprichtingsakte opstellen

De oprichtingsakte is het document dat de oprichting van uw onderneming officieel maakt. Ze bevat de statuten en alle kenmerken van de onderneming: naam, zetel, doel, en indien van toepassing het kapitaal of de werkingsregels.

De oprichtingsakte indienen

De oprichtingsakte moet binnen 30 dagen na de ondertekening ervan worden ingediend bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank.

3. Uw onderneming registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen

U moet contact opnemen met een erkend ondernemingsloket om uw registratie in de KBO af te ronden, uw activiteiten te selecteren en uw vestigingseenheden te registreren. 

Deze ondernemingsloketten helpen u bij het uitvoeren van verschillende verplichte formaliteiten, kunnen bepaalde stappen in uw plaats uitvoeren en bieden aanvullende diensten aan. De tarieven voor sommige van deze diensten worden vrij bepaald door de ondernemingsloketten.

Na deze registratie wordt uw e-Box Enterprise automatisch geactiveerd. De e-Box Enterprise is een beveiligde elektronische brievenbus die alle officiële communicatie tussen bedrijven en overheidsinstellingen centraliseert. Via de e-Box Enterprise ontvangt u documenten (pdf) en berichten van instellingen zoals de sociale zekerheid, maar ook van Belgische overheidsinstanties op alle niveaus.

4. De uiteindelijke begunstigden registreren

Het UBO-register (Ultimate Beneficial Owners) is een register waarin alle uiteindelijke begunstigden van een onderneming, trust, vzw of andere juridische entiteit worden opgenomen. Dit zijn de personen die de vennootschap, vzw of juridische entiteit rechtstreeks of onrechtstreeks controleren of bezitten.

Vanaf de oprichtingsdatum van uw onderneming, beschikt u over 30 dagen om het te registreren bij de FOD Financiën.

5. Uw aanvraag tot btw-identificatie indienen

Als uw onderneming btw-plichtig is, moet uw ondernemingsnummer vóór de start van uw activiteiten bij de FOD Financiën worden geactiveerd als btw-identificatie.

Hoe weet u of u btw-plichtig bent? 

Als uw onderneming regelmatig en zelfstandig, al dan niet met winstoogmerk, als hoofd- of nevenactiviteit goederen levert of diensten verricht, importactiviteiten uitvoert of intracommunautaire verkopen uitvoert zoals bedoeld in het Belgisch btw-wetboek, moet u uw btw registreren bij de FOD Financiën.

Als uw onderneming uitsluitend btw-vrijgestelde activiteiten uitoefent - bijvoorbeeld sociaal-culturele activiteiten, financiële transacties of medische activiteiten met therapeutische doeleinden - bent u niet btw-plichtig. U hebt dan ook geen recht op btw-aftrek.

Hoe activeert u uw btw-identificatie?

U kan uw identificatie als volgt activeren:
•    online via een formulier op de website van de FOD Financiën
•    via een erkend ondernemingsloket (tegen betaling)
•    via een bedrijfsadviseur (tegen betaling)

6. Sluit u aan bij een socialeverzekeringsfonds

Elke zelfstandige, bedrijfsleider (met uitzondering van een onbezoldigd mandaat), actieve vennoot, vennootschap etc., die niet gebonden is door een arbeidsovereenkomst, moet zich aansluiten bij een socialeverzekeringsfonds.

Dit garandeert bepaalde rechten en plichten op het gebied van sociale zekerheid, zoals kinderbijslag, ziekte- en invaliditeitsuitkeringen, moederschapsverzekering, pensioen en faillissementsverzekering.

Hier vindt u alle informatie over de mogelijkheden van de socialeverzekeringsfondsen in België, het juiste moment om je aan te sluiten en de details over de bijdrage.

Hou er ook rekening mee dat u als zelfstandige verplicht bent om u aan te sluiten bij een ziekenfonds wanneer u zich aansluit bij een socialeverzekeringsfonds.

De aansluiting bij een socialeverzekeringsfonds en een ziekenfonds kan afzonderlijk worden geregeld. Erkende ondernemingsloketten bieden deze diensten ook aan tegen betaling.

7. Registreer u als werkgever (optioneel)

Om personeel in dienst te nemen, moet u zich als werkgever registreren bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). 
Om u te registeren, moet u onderstaande stappen volgen:  

Meldt u aan als werkgever via de onlinedienst WIDE: u ontvangt dan uw RSZ-nummer.

Dien onmiddellijk een tewerkstellingsaangifte in voor uw eerste medewerker via de onlinedienst DIMONA.

Dien elk kwartaal een aangifte in via de onlinedienst DmfA, waarin de arbeids- en loongegevens van al uw medewerkers zijn opgenomen. 

Goed om te weten: deze formaliteiten zijn gratis als u deze zelf afhandelt. Er zijn kosten aan verbonden als u ze via een sociaal secretariaat laat uitvoeren.